En el blog de ReservaGrupos vamos a tratar en varios artículos sobre algo que seguro en más de una ocasión nos hemos encontrado, o nos encontraremos en nuestras vidas: El Protocolo y Ceremonial. Trataremos de cómo organizar actos, de cómo tratar a nuestros invitados, de actos públicos, tratamientos protocolarios, colocación y configuración de las mesas, y en esta primera entrada vamos a contar cómo es el protocolo a la hora de organizar un Banquete.

Para el Diccionario de la Real Academia, Protocolo significa la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. Y Ceremonial significa perteneciente o relativo al uso de las ceremonias: serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne.

El Protocolo y el Ceremonial son muy antiguos, casi tanto como la humanidad. El protocolo estuvo presente en la Grecia y Roma antiguas, y en distintas civilizaciones. Y con el transcurso del tiempo se ha regulado mediante normas y características que ordenan los actos oficiales, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente española.

Todas las personas relacionadas con la realización del protocolo deben tener en cuenta cuatro facetas imprescindibles para conseguir el éxito:

• El Protocolo determina las reglas a seguir.
  

• El Ceremonial especifica las formalidades.
  

• La Precedencia fija la posición.

• La Etiqueta distingue al acto.

Pero entremos en materia, y en lo que nos compete hoy : Cómo organizar un Banquete.

Para empezar hay que saber si se trata de almuerzo o de cena, si habrá aperitivo, música, baile o espectáculo. Elección del menú: más ligero para las cenas que para el almuerzo, siendo muy importante la elección de vinos.

La tarjeta de invitación será sobria, elegante, deteniéndose hasta el más mínimo detalle (cartulina, tipografía…).

En los banquetes pueden usarse diversas configuraciones de mesas. Si es el sistema Imperial (suele haber dos Presidencias), una vez fijados los puestos según criterio a seguir, el resto de los comensales se señalarán alternativamente a derecha e izquierda de ambas Presidencias, si la precedencia se hace en el sistema cartesiano, o bien podemos utilizar el sistema de las agujas del reloj, procurando que si el banquete es con señoras, no se sienten dos juntas ni haya ninguna en los extremos de la mesa (tampoco conviene que los matrimonios se sienten juntos).

Numerados los puestos, facilitará la localización en la mesa el plano que se entrega a cada invitado (con anterioridad a la comida), en el que se indica el puesto a ocupar en la mesa. En el caso de ser pocos comensales, se suele colocar un mesero a la entrada del comedor. Los puestos en la mesa se señalan con una tarjeta que indica cargo, nombre, o ambas cosas a la vez (subrayado en negro para los caballeros y en rojo para las señoras).

La mesa en su composición, aunque no lo parezca a simple vista, es la gran protagonista. Debe considerarse sujeto de gran atención, escogiéndose la estructura más adecuada según el número de comensales y la propia del salón-comedor.

La mesa merece un tratamiento especial para que su presentación esté en consonancia con la categoría y rango del homenajeado: se le ofrece el banquete, adornándose con algún candelabro si se trata de cena (tener presente que no molesten en exceso la vista de los comensales que se encuentran frente a frente). A lo largo de la mesa se colocarán centros de flores naturales y variadas y los manteles serán blancos por la noche (tonos más suaves para los almuerzos).

La disposición de los cubiertos se hace, generalmente, colocando el tenedor a la izquierda, cuchara y cuchillo a la derecha y los cubiertos de postre delante de la vajilla.

La cristalería se coloca frente al centro del cubierto: una copa para el vino tinto, una para el blanco (puede ser de cristal verdoso), otra mayor para el agua, otra plana o alargada para el cava y, por último, la de licor. Estarán colocadas de tal forma que la más alta esté a la izquierda de la más baja. (Entre otras cosas para no dificultar la misión del camarero al llenarlas).

Preparativos para organizar una comida.

La organización protocolaria de una comida lleva un trabajo minucioso y complicado. El encargado de protocolo debe precisar todos los mínimos detalles: buena y ordenada presentación de la mesa o mesas, adornar el local destinado a comedor (flores, tapices, candelabros…), preocuparse del guardarropía, acceso al comedor, servicio, personal, etc.

En la organización de estas comidas se dispondrá de una relación de invitados a los que debe enviarse la correspondiente invitación con ocho o diez días de antelación a la fecha señalada para la celebración del acto, al igual que para la asistencia a cualquier otro evento, indicando el motivo, lugar, día y hora en que tendrá lugar, así como la etiqueta precisa, rogando a la vez que comuniquen asistencia con o sin consorte.

La comunicación del invitado, participando su asistencia positiva o negativa, es un medio de cortesía obligado que nadie debe omitir mandando su correspondiente pistolario. Dicho de otro modo: el invitado debe contestar antes de las cuarenta y ocho horas a la celebración del acto para agilizar el trabajo de organización protocolaria y montaje material de las mesas. Para facilitar la confirmación de asistencia o no del invitado, podemos incluir una tarjeta con la invitación, para ser devuelta con la decisión adoptada, o poner un teléfono en la invitación donde se pueda confirmar asistencia.

Etapas a cubrir en la celebración de un banquete.

Resumiendo las anteriores normas de carácter general y conocida por el servicio de protocolo, la personalidad invitada de honor a quien se ofrece el banquete y el día y hora del mismo, habrán de cubrirse las siguientes etapas:

• Lista de invitados

• Enviar las invitaciones, con ocho o diez días de antelación, indicando el motivo, fecha, lugar, hora, etiqueta y ruego de confirmación de asistencia.

• Confeccionar las listas definitivas de invitados de acuerdo con las confirmaciones recibidas.

• Hacer las tarjetas de mesa con el nombre del comensal.

• Comunicar el establecimiento en el que se celebra el banquete, el menú escogido previamente, número de comensales y formato de mesa o mesas que se desea.

• Ordenación de las tarjetas de mesa.

• Protocolizadas las tarjetas, indicar en el plano general de la mesa el lugar a ocupar por cada uno de los comensales.

• Colocación de los cubiertos del correspondente menú.

• Colocación de tarjetas de sobremesa a la derecha del servicio de vajilla o sobre el menú.

• Comprobación general de la mesa, decoración de la misma y del salón comedor.

• Entrega a cada comensal de su plano, con puesto en la mesa (en caso de no existir mesero en la entrada al comedor).

Celebración de la comida.

El Jefe de Protocolo, con sus ayudantes, recibirán a los invitados en un salón contiguo al comedor para reunirlos y esperar la llegada de los anfitriones o del invitado de honor. Durante la espera se les ofrecerá una copa de vino.

Llegados los anfitriones, se espera a que lleguen los invitados de honor, si los hubiera, y juntos pasarán al lugar de celebración para tomar un aperitivo.

El anfitrión presentará al invitado de honor al resto de comensales. La entrada en el comedor la harán primeramente los invitados y después los anfitriones e invitados de honor.

La comida se inicia una vez que todos están sentados en su sitio. Finalizada la comida, el anfitrión, junto con el invitado de honor, abandonará el salón-comedor. Posteriormente lo hacen el resto de los invitados.

Para los brindis existe la tradición de hacerlos después de la comida, aunque actualmente hay ocasiones donde se hacen antes. El anfitrión hace un breve discurso de bienvenida, o simplemente unas palabras hacia el homenajeado. Concluye con un brindis.

El homenajeado responde con unas palabras de agradecimiento, finalizando con otro brindis.

El café puede servirse, bien sentados a la mesa, bien en otro salón si fuera posible, así habrá un tiempo de charla entre los comensales.

El tabaco es prohibitivo durante la comida, pudiendo salir al exterior, en un sitio adecuado, a fumar al finalizar ésta.

Mesas y su configuración. Forma de la mesa

En términos geométricos, y por orden de antigüedad en su uso general, las mesas pueden ser: en rectángulo, parábola, círculo o cuadrada.

1. Mesa Rectangular. La más antigua, es también la más utilizada, pues nos permite una clara definición de las Presidencias.

2. Mesa en Parábola u Ovalada. Es una modificación de la anterior, con terminación semicircular u oval de los extremos o puntas.

3. 

   Mesa Redonda. Utilizada en pequeñas comidas y banquetes, pues por su propia forma no permite grandes dimensiones.

4. Mesa Cuadrada. La menos utilizada, excepto, naturalmente, en restaurantes: su uso queda restringido a comidas muy íntimas de cuatro u ocho personas.

Sistema de colocación de las Presidencias en las mesas.

Existen dos manera de colocación de las Presidencias:

• Sistema francés, con las Presidencias en el centro de la mesa.

• Sistema inglés, con las Presidencias en las puntas de la mesa.

Desde ReservaGrupos esperamos que os hayan servido estos consejos de protocolo y ceremonial, y recomendaros que si estáis pensando en reservar el restaurante adecuado para vuestras celebraciones no dudéis en visitar nuestra web www.reserva-grupos.com